Modalité de fonctionnement du CVgmr
Les membres se rencontreront au besoin, en moyenne dix fois par année.
Deux à trois fois par année, le CVGMR bénéficiera d’une présentation sur le suivi environnemental découlant des campagnes d’échantillonnage et sur le suivi en continu.
Les rencontres du CVGMR pourraient idéalement être de plus courte durée, soit 1h à 1h30.
Aussi souvent que possible, un point majeur en lien avec le plan d’action du CVGMR sera traité lors des rencontres.
Aussi souvent que nécessaire, le suivi du plan de mise en oeuvre de l’agglomération de Québec du PMGMR sera abordé.
Les invités aux différentes rencontres différeront en fonction des thématiques abordées lors de chacune des rencontres.
Le CVGMR désigne un président et un secrétaire pour faciliter les échanges avec l’exploitant, les communications avec les membres et éventuellement les médias.
Des documents techniques, vulgarisés et courts servent comme base pour les échanges et discussions sur les émissions atmosphériques.
Le CVGMR peut admettre à ses rencontres des observateurs qui pourront intervenir dans la discussion si des membres le désirent.
Les rencontres publiques pourront être encadrées par un animateur externe pour permettre aux représentants de la Ville de Québec, aux spécialistes et aux autres personnes ressources d’échanger de façon sereine avec les citoyens présents. Dans le cas où il n’y aurait pas d’animateur, le CVGMR doit désigner un président d’assemblée qui conduira les discussions et un secrétaire.
Un compte rendu sera rédigé après chaque rencontre et envoyé aux membres du CVGMR pour commentaires et acceptation. Ce compte rendu est accessible à toute personne qui en fait la demande.
Les organisations des représentants à droit de vote devraient nommer un substitut ayant droit de vote à leur représentant dans une résolution. Le suivi des résolutions est de la responsabilité des organisations.