Règles de fonctionnement du CVI

Ces règles de fonctionnement définissent les modalités d’accès aux informations, de déroulement
des rencontres, ainsi que les activités de communication et les moyens techniques accessibles au
Comité. Ces règles sont souples afin que les participants puissent les adapter en fonction de la
vision de leur rôle. Ces règles sont les suivantes :

  • Les membres du Comité de vigilance peuvent désigner une personne qui peut les
    remplacer aux rencontres lorsqu’ils doivent s’absenter. Cette personne doit provenir du
    même milieu ou organisme que le membre régulier (selon la catégorie de représentation).
    Les membres verront à transmettre les informations pertinentes aux travaux du Comité à
    leur substitut.
  • Le Comité peut admettre à ses rencontres des observateurs qui peuvent intervenir dans la
    discussion si des membres le désirent.
  • Le Comité de vigilance désigne un président et un secrétaire pour faciliter les échanges
    avec l’exploitant de l’incinérateur, ainsi que les communications avec les membres et
    éventuellement les médias.
  • Des documents techniques, vulgarisés et courts servent comme bases des échanges et des
    discussions.
  • Les rencontres peuvent être encadrées par un animateur externe pour permettre aux
    représentants de la Ville de Québec, aux spécialistes invités et aux autres personnes
    ressources d’échanger de façon sereine avec les citoyens présents. Dans le cas où il n’y a
    pas d’animateur, le Comité doit désigner un président d’assemblée qui conduira les
    discussions et un secrétaire qui prendra les notes et fera le compte rendu.
  • La fréquence des rencontres et leur déroulement sont déterminés par les besoins
    d’information des membres et la disponibilité des renseignements demandés. Il doit y
    avoir au moins 4 rencontres par année.
  • Un compte rendu est rédigé après chaque rencontre et envoyé aux membres du Comité
    pour commentaires et acceptation. Ce compte rendu est accessible à toute personne qui en
    fait la demande.
  • Les réunions du Comité se tiennent autant que possible sur le territoire hôte de l’incinérateur, c’est-à-dire dans l’arrondissement Limoilou.
  • La détermination et l’acceptation de ce mode de fonctionnement constituent les premières
    tâches du Comité de vigilance. Le Comité peut donc préciser davantage ses règles de
    fonctionnement dans le cadre de sa démarche ou les modifier au besoin.
  • Les sujets de discussions lors des rencontres sont approuvés ou déterminés par les
    membres du Comité.
  • Les travaux du Comité peuvent être publicisés afin de permettre à la population d’en
    suivre l’évolution et d’obtenir les renseignements disponibles sur l’incinérateur.
  • Le Comité peut tenir une réunion publique une fois par année avec la participation d’un
    plus grand nombre de citoyens aux échanges